Sáng Chủ nhật, 8 giờ 30. Ca đông nhất tuần sắp bắt đầu. Đơn nguyên liệu tôi đặt từ thứ Năm gồm trân châu, bột sữa, syrup. Và xe giao hàng không tới.
Tôi gọi cho bạn sale. Đầu dây bên kia nói rất nhẹ nhàng: “Anh thông cảm, kho đang hết hàng, mai em giao bù.” Mai. Trong khi menu của tôi có sáu món cần trân châu, và 30 phút nữa khách bắt đầu xếp hàng.
Nhân viên phải chạy ra chợ mua tạm ba bịch trân châu khác hãng, về luộc vội. Chiều hôm đó, một khách quen hỏi đúng câu tôi sợ nhất: “Trân châu nay khác à em?” Khách không cần biết kho ai hết hàng. Khách chỉ biết ly hôm nay không giống ly hôm qua.
Hôm đó tôi hiểu ra một điều: quán của tôi đang đứng trên một cái chân ghế mà tôi không kiểm soát. Phần lớn chủ quán chọn nhà cung cấp nguyên liệu pha chế theo hai tiêu chí duy nhất: rẻ nhất và quen biết. Không hợp đồng, không tiêu chí, không phương án dự phòng. Đến khi bị bẻ kèo, bị tăng giá, bị giao trễ thì chỉ biết chịu. Bài này tôi viết để bạn không phải chịu.
Nhà cung cấp không phải “chỗ mua đồ”, họ là một nửa chất lượng ly nước
Nhiều chủ quán coi việc mua nguyên liệu như đi chợ: chỗ nào rẻ thì mua. Sai từ gốc.
Thứ nhất, về tiền. Với quán đồ uống, giá vốn nguyên liệu thường là khoản chi lớn nhất sau mặt bằng và nhân sự. Lấy ví dụ minh họa để bạn dễ hình dung, bạn thay số của mình vào: nếu cost nguyên liệu chiếm khoảng 30% giá bán, thì nhà cung cấp đang nắm gần một phần ba cấu trúc giá của bạn. Chọn sai nhà cung cấp, mọi tính toán trong bài định giá đồ uống của bạn vỡ theo.
Thứ hai, về vị. Khách quay lại quán vì một lý do rất đơn giản: ly hôm nay giống ly hôm qua. Vị ổn định không nằm ở tay pha chế giỏi, nó nằm ở nguyên liệu ổn định. Nhà cung cấp đổi nguồn bột, đổi lô trà mà không báo, công thức bạn dày công xây dựng coi như viết lại từ đầu.
Thứ ba, về quyền lực. Khi bạn phụ thuộc 100% vào một nhà cung cấp, bạn không đàm phán, bạn xin. Họ tăng giá, bạn gật. Họ giao trễ, bạn chờ. Toàn bộ phần còn lại của bài này là cách lấy lại quyền đàm phán đó.
5 tiêu chí chọn nhà cung cấp nguyên liệu pha chế, kèm câu hỏi để bạn hỏi thẳng
Đừng chọn bằng cảm tính. Ngồi xuống với từng nhà cung cấp và hỏi đúng những câu này. Cách họ trả lời nói lên nhiều hơn bảng giá của họ.
| Tiêu chí | Câu hỏi bạn phải hỏi | Dấu hiệu nên tránh |
|---|---|---|
| 1. Chất lượng ổn định theo lô | Hai lô hàng cách nhau ba tháng có giống hệt nhau không? Có giấy công bố sản phẩm, nguồn gốc rõ ràng không? | Mỗi lô một vị, né tránh khi hỏi giấy tờ, hàng không nhãn mác đầy đủ |
| 2. Giao đúng hẹn | Lịch giao cố định thứ mấy, khung giờ nào? Nếu trễ hoặc thiếu hàng thì quy trình xử lý ra sao? | Hứa miệng “anh yên tâm”, không cam kết khung giờ, không có người chịu trách nhiệm cụ thể |
| 3. Chính sách đổi trả | Hàng lỗi, vón cục, cận date thì đổi trong bao nhiêu ngày? Ai chịu phí vận chuyển đổi hàng? | “Mua rồi miễn đổi trả”, hoặc chính sách chỉ nói mồm không có văn bản |
| 4. Hỗ trợ công thức | Có bộ công thức chuẩn đi kèm nguyên liệu không? Khi tôi ra món mới có người hỗ trợ setup vị không? | Bán xong biến mất, hỏi định lượng thì trả lời “anh tự gia giảm” |
| 5. Sức khỏe của chính họ | Kho ở đâu, hoạt động bao lâu rồi, đang cung cấp cho những quán nào tôi có thể hỏi thăm? | Giá rẻ bất thường so với mặt bằng chung, không có kho thật, không cho tham khảo khách đang mua |
Riêng tiêu chí số 4, tôi muốn nói thêm. Nhà cung cấp tốt không chỉ bán bột, họ bán giải pháp. Khi bạn muốn tạo món signature riêng cho quán, một nhà cung cấp có người hỗ trợ công thức đáng giá hơn nhiều so với chỗ rẻ hơn vài nghìn mỗi ký. Vì món signature bán được mới là thứ ra tiền, không phải vài nghìn tiết kiệm được.
Và tiêu chí số 2 liên quan trực tiếp tới kho của bạn: nhà cung cấp giao thất thường buộc bạn phải trữ hàng nhiều hơn mức cần, vốn chôn trong kho, hao hụt tăng theo. Tôi đã viết kỹ chuyện này trong bài quản lý tồn kho và hao hụt.
Đàm phán giá sỉ: đổi cam kết lấy giá, đừng đổi quan hệ lấy vài nghìn
Đây là chỗ đa số chủ quán làm sai. Họ đàm phán bằng cách kì kèo từng đơn: “Bớt đi em, quán anh mới mở, ủng hộ nhau.” Nhà cung cấp nghe câu này mỗi ngày, và họ không giảm giá vì thương bạn.
Nhà cung cấp giảm giá vì một thứ duy nhất: sự chắc chắn. Đơn hàng đều đặn giúp họ dự báo được nhập hàng, gom được chuyến giao, quay vòng được kho. Vậy thứ bạn mang lên bàn đàm phán không phải lời năn nỉ, mà là cam kết sản lượng.
Ví dụ minh họa, bạn thay số thật của quán mình vào: thay vì mỗi tháng mua lẻ 20kg bột sữa theo giá niêm yết, bạn đề nghị cam kết 60kg mỗi quý, nhận hàng chia ba đợt theo lịch cố định. Đổi lại, bạn yêu cầu mức chiết khấu sỉ và khóa giá trong quý đó. Bạn được giá tốt và giá ổn định để tính cost. Họ được đơn chắc chắn. Hai bên cùng thắng, không ai phải ép ai.
Ngoài giá, có những điều khoản còn quý hơn tiền mà ít người chịu đàm phán:
- Khóa giá theo quý: giá không đổi trong kỳ cam kết, giúp bạn giữ nguyên bảng định giá món.
- Báo trước khi tăng giá: tối thiểu 30 ngày, bằng văn bản, để bạn kịp điều chỉnh menu.
- Chính sách đổi trả ghi rõ: số ngày, điều kiện, ai chịu phí, ghi vào báo giá hoặc hợp đồng.
- Ưu tiên hàng khi khan hiếm: khách cam kết sản lượng được giao trước khách mua lẻ.
- Công nợ ngắn: 7 tới 15 ngày nếu bạn thanh toán đều. Nhưng cẩn thận, công nợ là con dao hai lưỡi với dòng tiền quán nhỏ. Chỉ nhận công nợ khi bạn quản được nó, đừng biến nó thành thói quen tiêu trước trả sau.
Một nguyên tắc cuối trong đàm phán: đừng ép nhà cung cấp tới mức họ hết lãi. Nghe ngược đời, nhưng nhà cung cấp hết lãi sẽ tìm cách bù, và cách bù rẻ nhất là âm thầm hạ chất lượng nguyên liệu. Cái giá bạn “thắng” trên bàn đàm phán sẽ trả lại đủ trong ly nước của khách.
Nguyên tắc dự phòng: một nhà chính, một nhà phụ, không bao giờ 100%
Quay lại buổi sáng Chủ nhật ở đầu bài. Sai lầm của tôi hôm đó không phải là chọn nhầm nhà cung cấp. Sai lầm là chỉ có một.
Từ đó tôi giữ một nguyên tắc sắt: với mọi nhóm nguyên liệu quan trọng, luôn có nhà chính và nhà phụ. Nhà chính nhận khoảng 70 tới 80% đơn hàng để giữ được giá sỉ và quan hệ sâu. Nhà phụ nhận 20 tới 30% còn lại, đủ để mối quan hệ đó sống thật, chứ không phải một số điện thoại chết trong danh bạ mà lúc cháy hàng gọi tới họ chẳng nhớ mình là ai.
Ba việc cụ thể để nguyên tắc này chạy được:
- Test nhà phụ trước khi cần: với nguyên liệu định vị của quán như bột sữa, trà nền, syrup chủ lực, phải pha thử và chốt công thức với hàng của nhà phụ từ trước. Đừng đợi đứt hàng mới cầm bịch bột lạ về đoán định lượng.
- So giá mỗi quý: lập một file đơn giản so sánh giá, chất lượng, độ đúng hẹn của hai nhà. Đây chính là dữ liệu đàm phán của bạn ở kỳ tiếp theo.
- Minh bạch với nhà chính: tôi nói thẳng với đối tác rằng tôi luôn có nhà phụ. Người làm ăn đàng hoàng không phật lòng, họ hiểu đó là cách một chủ quán chuyên nghiệp vận hành. Người phật lòng vì điều đó thường là người đang định biến bạn thành con tin.
Tôi đứng ở phía bên kia bàn: MIDUTA là nhà cung cấp, và đây là điều chúng tôi nhìn thấy
Tôi có một góc nhìn hơi đặc biệt để kể cho bạn. Tôi từng là chủ quán đi mua nguyên liệu cho chuỗi Trà Sữa Totto Chan, và giờ tôi đứng luôn ở phía ngược lại: MIDUTA của tôi là nhà cung cấp nguyên liệu pha chế cho nhiều quán. Tôi ngồi cả hai ghế của bàn đàm phán này.
Nói thật từ phía nhà cung cấp: chúng tôi không quý nhất khách mua nhiều. Chúng tôi quý nhất khách mua đều. Một quán đặt đơn đều đặn, báo kế hoạch trước, thanh toán đúng hạn, phản hồi chất lượng bằng dữ liệu cụ thể kiểu “lô này độ tan kém hơn lô trước” thay vì “dạo này hàng chán thế”, quán đó luôn được ưu tiên: giữ hàng khi khan hiếm, báo sớm khi sắp điều chỉnh giá, hỗ trợ công thức tận nơi. Vì với nhà cung cấp, khách đặt đều chính là dòng tiền định kỳ, thứ quý nhất trong nghề này.
Ngược lại, khách hay hủy đơn phút chót, ép giá tới đáy rồi đòi hỗ trợ như khách VIP, nợ dây dưa, chính là nhóm bị bỏ rơi đầu tiên khi hàng khan. Bị ép hay không, một nửa nằm ở cách bạn cư xử với đối tác của mình.
Và để bạn yên tâm về động cơ của bài viết này: tôi là người thầy chỉ cho bạn cách mua đúng, KHÔNG PHẢI người bán hàng viết bài để nhét thêm đơn vào kho của bạn. Tôi đã viết riêng một bài về định vị đó. Nếu đọc xong bạn chọn một nhà cung cấp khác MIDUTA nhưng chọn đúng bằng bộ tiêu chí ở trên, bài này vẫn hoàn thành nhiệm vụ của nó.
Câu hỏi thường gặp
Nên có bao nhiêu nhà cung cấp nguyên liệu pha chế là đủ?
Với mỗi nhóm nguyên liệu quan trọng, tối thiểu một chính một phụ. Đừng ôm năm bảy nhà cho cùng một mặt hàng: sản lượng bị xé lẻ, không nhà nào coi bạn là khách đáng giữ, và bạn mất luôn giá sỉ.
Quán nhỏ, sản lượng ít thì có đàm phán được giá sỉ không?
Được, nếu bạn đổi cách cam kết. Gộp đơn theo quý thay vì mua lẻ từng tuần, đặt lịch cố định, thanh toán đúng hạn tuyệt đối. Sự đều đặn của quán nhỏ có giá trị đàm phán thật, đôi khi hơn cả đơn to nhưng thất thường.
Làm sao kiểm tra chất lượng có ổn định không trước khi chốt?
Xin mẫu từ hai lô sản xuất khác nhau và pha thử mù, không nhìn nhãn. Hỏi giấy công bố sản phẩm. Xin danh sách vài quán đang mua để gọi hỏi thăm thật. Nhà cung cấp tự tin về hàng sẽ không né bất kỳ bước nào trong ba bước này.
Có nên mua hàng trôi nổi giá rẻ ngoài chợ không?
Tôi khuyên không, trừ tình huống chữa cháy. Hàng không nguồn gốc rủi ro cả về an toàn thực phẩm lẫn pháp lý, và vị không ổn định sẽ âm thầm đuổi khách quen của bạn đi. Phần tiền tiết kiệm được không bao giờ bù nổi phần khách mất đi.
Nhà cung cấp đột ngột báo tăng giá thì xử lý thế nào?
Bình tĩnh, đừng đổi nhà ngay. Yêu cầu lộ trình và lý do bằng văn bản, đối chiếu báo giá của nhà phụ, rồi mới quyết. Nếu cả thị trường cùng tăng thì vấn đề nằm ở bảng định giá món của bạn, không phải ở nhà cung cấp. Nếu chỉ mình họ tăng, bạn đã có sẵn nhà phụ để chuyển dần mà không gãy vận hành.
Tới lượt bạn
Bạn đã bao giờ bị nhà cung cấp bẻ kèo giữa mùa cao điểm, hay âm thầm đổi chất lượng hàng mà không báo trước chưa? Kể tôi nghe câu chuyện của bạn ở phần bình luận, kèm luôn câu hỏi bạn đang vướng khi đàm phán. Tôi đọc hết, và tôi sẽ trả lời từ kinh nghiệm của cả hai phía bàn đàm phán.
Về tác giả — Bùi Văn Đức
Tôi là Bùi Văn Đức, CEO Đức Thảo F&B (đồ ăn thức uống), người sáng lập thương hiệu đồ uống MIDUTA (miduta.vn), chuỗi Trà Sữa Totto Chan và học viện AHADA. Người ta gọi tôi là “người thầy khởi nghiệp F&B”; tôi thích tự gọi mình là người đi trước, đã ngã đủ để biết chỗ nào trơn.
Vài con số để bạn biết tôi nói từ chỗ đã làm: Đức Thảo F&B năm 2025 đạt ~9 tỷ doanh thu, ~1 tỷ lợi nhuận, phục vụ ~6.000 khách; MIDUTA tự chạy 12 bot cùng CRM Lark 50 bảng điều khiển bằng giọng nói. Tôi đã ngồi cạnh hàng trăm chủ quán trong Eagle Camp (EC25) và MentorCamp của anh Hoàng Minh Hóa. Nghề của tôi gói trong 4 động từ: SỬA – NÂNG CẤP – NUÔI DƯỠNG – TRUYỀN DẠY.
Nói thật: tôi bán “tự do” cho chủ quán mà chính mình còn đứng lớp 1-1, sản phẩm-hóa nghề dạy chưa xong. Tôi không miễn nhiễm với mấy lỗi tôi vừa cảnh báo — tôi chỉ đang tự sửa mỗi ngày, và kể lại cho bạn nghe.
Blog: buivanduc.com · Email: ceo.buivanduc@gmail.com
— Bùi Văn Đức